مشکلات اسکن و کپی در دستگاه های کپی

گیر کاغذ در اسکن مشکلات زیادی به وجود می اورد که مهم ترین آن پاره شدن اسناد مهم و بسیار ارزشمند می باشد.

در طول سال‌ها، پیشرفت‌های فناوری قابل توجهی در بازار دستگاه‌های کپی اداری با ویژگی‌هایی مانند چاپ با سرعت بالا، اتصال بی‌سیم و اقدامات امنیتی افزایش یافته است. حتی با وجود پیشرفت هایی در زمینه هوش مصنوعی و الگوریتم های یادگیری ماشینی، مشکلات آشنا همچنان ظاهر می شوند. برای یافتن چگونگی غلبه بر برخی مشکلات رایج دستگاه کپی اداری، ادامه مطلب را بخوانید.

توصیه ما برای خرید دستگاه کپی با کیفیت و ارزان ماشین های اداری ساها می باشد که علاوه بر خدمات و گارانتی محصولات خود نمایندگی کونیکا در ایران می باشد.

چهار مشکل رایج دراسکن ماشین های چاپ

1. چسب کاغذ

رفع این مشکل همیشه سبز زمان بر است و کارهای چاپی در صف را کند می کند. زمانی که جلسه ای برنامه ریزی شده باشد و شرکت کنندگان منتظر یک دستور کار یا گزارش باشند یا زمانی که ضرب الاجل در پیش است، بسیار خسته کننده است.

برای حل مشکل، کاغذ باید به صورت دستی برداشته شود و دوباره بارگذاری شود، اما جلوگیری از گیر کردن کاغذ ایده آل است. قرار دادن اندازه مناسب کاغذ، بادکش کردن آن قبل از قرار دادن آن در سینی کاغذ و اطمینان از تراز صحیح آن، زمان خرابی احتمالی را به حداقل می رساند. در حالت ایده آل، بهترین کیفیت کاغذ باید استفاده شود، زیرا کاغذ با درجه پایین ممکن است حاوی ذرات یا بخش های ناهموار باشد که در عملکرد دستگاه کپی اداری اختلال ایجاد می کند.

2. خطوط یا رگه ها در صفحه

خطوط اغلب به دلیل مواد خارجی روی شیشه یا آینه اسکنر ظاهر می شوند، اما می توانند از یک واحد توسعه دهنده یا مشکلات قطعاتی مانند فیوزر نیز ایجاد شوند. خرابی تیغه درام می تواند منجر به ایجاد خطوط ضخیم به صورت عمودی در پایین صفحه شود، به خصوص اگر برنامه تعمیر و نگهداری دستگاه کپی اداری به روز نباشد.

برای جلوگیری از این مشکل، می توان شیشه دستگاه کپی اداری را با استفاده از یک پارچه کمی مرطوب شده و بدون پرز با شیشه پاک کن تمیز کرد و مراقب باشید رطوبت به داخل دستگاه نفوذ نکند. مسائل جدی تر به یک تکنسین نیاز دارند، اما هنگام خرید یک دستگاه کپی اداری، اجاره به جای خرید کامل می تواند راه حل مقرون به صرفه تری برای قطعات گران قیمت مانند درام دستگاه فتوکپی باشد. انتخاب مناسب ترین شرکت لیزینگ دستگاه کپی اداری و مناسب ترین قرارداد لیزینگ متناسب با نیاز سازمان امری کلیدی است.

3. پیغام های خطای مکرر “چاپگر آفلاین”.

افراد دفتر فناوری اطلاعات اغلب در مورد تعداد دفعاتی که باید به شرایط اضطراری فناوری پاسخ دهند با این جمله “روشن است؟” شوخی می کنند. اما عمیق تر از فشار دادن کلید روشن است. ممکن است مشکلات برق وجود داشته باشد، کابل‌های اتصال به اشتباه وارد شده باشند یا قطع شده باشند، یا ممکن است روتر خراب باشد. مشکلات نرم افزاری که در تنظیمات یا درایورها ظاهر می شوند نیز می توانند دلیل آن باشند.

برای خلاص شدن از شر این پیام های خطای آفلاین مزاحم، مطمئن شوید که برق و کابل های دیگر به درستی وصل شده اند و چاپگر روشن است. سطح جوهر دستگاه کپی را تست کنید و بررسی کنید که آیا روتر مشکل دارد یا خیر. تنظیمات نرم افزار ممکن است نیاز به تنظیم در رایانه یا دستگاه کپی اداری داشته باشد و تنظیمات امنیتی باید انتقال فایل چاپی را فعال کند. درایور باید به طور منظم به روز شود و منابع پشتیبانی به صورت آنلاین در دسترس هستند، اما راه حل ساده تر، خدمات چاپ مدیریت شده است.

4. عدم چاپ یا اسکن

به عنوان یک دستگاه چند منظوره (MFD)، چندین مشکل ممکن است در دستگاه کپی اداری ایجاد شود. این امر به ویژه در صورتی صادق است که دستگاه ایمیل ها را کپی و اسکن کند یا عملکردهای دیگری را نیز انجام دهد. برای مثال، مدل‌های پیشرفته‌تر می‌توانند سوراخ‌ها را مرتب کنند، منگنه کنند و سوراخ کنند و در صورت عدم استفاده صحیح، فرصت‌های بیشتری برای کاهش سرعت صف‌های چاپ ایجاد کنند.

یک عملکرد معیوب ممکن است به این معنی نباشد که کل دستگاه خراب است. اگر اسکنر کار نمی کند، دستگاه کپی ممکن است همچنان از فایل های ارسال شده به صورت الکترونیکی چاپ کند، اما اگر چاپگر چاپ نکند، می تواند دستگاه کپی اداری را منسوخ کند. محدود کردن عملکرد MFD که علت این مشکل است اولین قدم برای عیب یابی است و هر یک از راه حل های بالا می تواند برای دستگاه کپی اداری اعمال شود.

اگر چاپگر شما موفق به چاپ اسکن نشد، دستگاه را مجدداً راه اندازی کنید. اما اگر همین مشکل ادامه داشت، ممکن است فرآیندهای مدیریت اسناد جایگزین لازم باشد. اگر راه‌حل‌های اولیه پیشنهادی کار نمی‌کنند، بهتر است با یک تکنسین تماس بگیرید.

راه هایی برای بهینه سازی فرآیندهای گردش کار چاپ و اسکن

دستگاه کپی اداری دستگاهی است که می تواند بدون ایجاد مشکلات بیشتر از یک محل کار پربار پشتیبانی کند. به همین دلیل حتما شرکت دستگاه کپی مناسب و مناسب ترین نوع دستگاه را انتخاب کنید.

چاپگرهای قدیمی مانعی برای به کارگیری جدیدترین فناوری و برآورده کردن خواسته های یک دفتر مدرن هستند. کار شدید یدی که با عامل خطای انسانی ذاتی مانع بهره‌وری تیم می‌شود را می‌توان با راه‌حل‌های نرم‌افزاری ارتقا داد که عملکردها را یکپارچه و فرآیندهای کاری را خودکار می‌کند.